6 Langkah Menyusun Proposal Bisnis Program K3

Keselamatan dan Kesehatan Kerja (K3) sudah menjadi bagian tidak terpisahkan dari bisnis perusahaan. Seringkali K3 dipandang hanya sebagai keharusan untuk memenuhi peraturan perundangan dan dianggap sebagai pos yang banyak menghabiskan uang tanpa memberikan dampak keuntungan bagi manajemen.

Sebagai praktisi K3, kita perlu menginformasikan pimpinan perusahaan bahwa program-program K3, selain menjaga keselamatan dan kesehatan pekerja, juga memberikan keuntungan berupa penghematan yang signifikan bagi keuangan perusahaan.

Sebelum membuat inisiatif program K3 tertentu, kita perlu membuat proposal bisnis (business case) agar manajemen dan praktisi K3 memiliki pandangan dan motivasi yang sama dalam mengimplementasikannya nanti.

Ada 6 langkah dalam menyusun proposal bisnis program K3.

Pertama, membuat korelasi. Carilah apakah ada isu keselamatan dan kesehatan yang menganggu perusahaan. Cari data dari angka kecelakaan atau angka absensi pekerja. Bandingkan data tersebut dengan perusahaan lain di sektor industri yang sama.

Diskusikan dengan pimpinan keuangan, kepegawaian dan operasional untuk mencari masalah atau peluang peningkatan kinerja K3 di dalam bisnis perusahaan. Masalah bisa berupa kerugian yang signifikan atau ketidakefisiensian pekerjaan, sedang peluang bisa berupa aspek dimana jika diterapkan inisiatif K3 akan dapat meningkatkan produktifitas dan keuntungan.

Kedua, mencari solusi. Hitung risiko masalah atau peluang yang teridentifikasi, dan lihatlah semua pilihan solusi yang ada. Detailkan data untuk membantu pengambilan keputusan. Gunakan teknik statistik semisal analisis Pareto untuk menstimulasi proses berpikir dan menentukan pilihan solusi yang terbaik.

Solusi yang dihasilkan tentunya tergantung bisnis perusahaan. Kita bisa merencanakan proyek inisiatif K3 yang berskala kecil dan berbiaya murah atau program besar dan berjangka waktu panjang dengan investasi yang besar.

Contoh-contoh solusi program K3 bisa berupa: strategi mencegah absen pekerja, program analisis berkendara, proyek peningkatan kesehatan, program intervensi perilaku, strategi ergonomi, pengelolaan bahaya muskoloskeletal, manajemen stres, atau proyek promosi kesehatan.

Ketiga, menghitung biaya. Cari tahu biaya yang diperlukan untuk mengimplementasikan program K3. Hal ini kita perlukan agar mengetahui perbandingan biaya dan keuntungannya (cost-benetif), serta memperkirakan perhitungan tingkat pengembalian investasi (return on investment) program yang akan dilaksanakan.

Potensi penghematan atau keuntungan bisa berupa pemotongan biaya kepegawaian (gaji ditambah uang lembur, atau pelatihan baru), biaya rekruitmen, kehilangan keuntungan, kerugian produksi dan berhentinya proses produksi (termasuk penalti kontrak), gaji karyawan ketika sakit, kerusakan peralatan atau aset, biaya pembersihan setelah kecelakaan/pencemaran, premi asuransi, biaya kompensasi masyarakat yang terdampak, denda, dan biaya terkait proses hukum.

Jika memungkinkan, masukkan angka margin keuntungan perusahaan, dan hitung volume penjualan yang diperlukan untuk menutupi total biaya kerugian yang telah diidentifikasi sebelumnya. Misalnya, jika margin keuntungan adalah 10% biaya total program yang hendak diusulkan, berarti anda harus bisa menjual 10 kali lipat untuk dapat menutupi potensi biaya kerugian.

Cobalah untuk menghitung biaya langsung dan biaya tidak langsung (direct and indirect cost) dan keuntungan langsung dan keuntungan tidak langsung (direct and indirect benefit) untuk memastikan kita mendapat gambaran utuh (big picture).

Perhitungkan biaya investasi penerapan program K3, yang bisa berupa: biaya pelatihan, peralatan baru, pembuatan tim baru, pemasangan nomor telepon hotline, kampanye promosi, atau biaya konsultan untuk mendukung proyek K3 yang hendak diimplementasikan.

Membandingkan biaya dan penghematan (keuntungan) secara bersamaan akan menunjukkan nilai proyek K3 yang hendak diusulkan.

Keempat, menyusun proposal bisnis. Secara sederhana proposal bisnis hendaknya mencakup: penjelasan masalah (atau peluang), penjabaran solusi (dan alternatifnya), biaya yang diperlukan untuk mengimplementasikan solusi (termasuk jangka waktunya), penjelasan keuntungan investasi yang akan didapat jika solusi diterapkan dengan sukses (dalam jangka waktu tertentu).

Buat proposal yang relevan, jelas, dan teliti. Usahakan untuk tidak melebih-lebihkan perhitungan penghematan dan keuntungan yang akan dihasilkan proyek usulan.

Jika kita bisa membuat proposal yang menarik dengan angka yang telah dipertimbangkan secara seksama, adanya analisis sederhana semisal SWOT (Strengths, Weaknesses, Opportunities dan threats), jadwal waktu yang jelas, dan indikator kunci utama keberhasilan, bisa membuat manajemen menyetujui proyek K3 yang diusulkan.

Kelima, melaksanakan proposal yang disetujui. Ada beberapa hal yang harus diperhatikan dalam mengenalkan dan menjalankan program K3 baru dengan lancar dan dapat memberikan keuntungan investasi: dapatkan kepercayaan dan komitmen dari manajemen tertinggi perusahaan (memahami nilai keuntungan bisnis dari penerapannya), pastikan manajer pelaksana sepaham, terlibat dan ikut bertanggungjawab (latih dan berikan dukungan yang diperlukan agar program K3 dapat berjalan di area mereka), dan pastikan pekerja terlibat dengan prosesnya (buat mereka mengerti bahwa apa yang dilakukan ini bermanfaat bagi mereka dan bagi bisnis perusahaan).

Jaga agar momentum pelaksanaan program tetap bergulir, sehingga dapat terlihat perbaikan atau peningkatan yang konsisten dan berkelanjutan. Tinjau ulang proposal bisnis program K3, sehingga mengakomodir perubahan yang terjadi. Jaga agar pelaksanaan program sesuai dengan rencana keuangannya, tepati target waktu pelaksanaan dalam implementasi program baru.

Keenam, melaporkan kembali. Memberitahukan manajemen tertinggi perusahaan bagaimana pelaksanaan proyek program K3 berjalan -termasuk menceritakan juga tentang penghematan dan keuntungan yang telah diraih- adalah penting.

Dengan ini, mereka dapat memahami bahwa aspek K3 merupakan bagian integral dari bisnis perusahaan, dan membuat manajemen memahami hubungan antara K3 dengan produktifitas, efisiensi operasi, dan motivasi, serta penghematan biaya.

Sehingga, selain meningkatkan aspek keselamatan dan kesehatan pekerja, program K3 akan dilihat sebagai program yang dapat menghemat uang perusahaan dan mendukung keberlanjutan serta pertumbuhan bisnis perusahaan.

---000---

  

Referensi: Institution of Occupational Safety and Health (IOSH). Li£e Savings: A basic 'how to' guide to developing the business case for a health and safety initiative. Leicestershire, Inggris.